Считай задачи, а не только должности
Сначала выпиши необходимую работу: скаутинг, онбординг, смены, подготовка и согласование контента, монтаж, продвижение, техническая поддержка. Один человек может выполнять несколько функций, а одна функция — распределяться между сотрудниками. Список названий должностей не показывает загрузку и не объясняет бюджет.
Для каждой функции укажи измеримый объём и период. Например, часы поддержки в месяц или число согласованных роликов. Не подменяй фактическую загрузку суммой доступных часов: дежурство и активная работа могут иметь разные условия оплаты, которые нужно согласовать заранее.
Четыре схемы оплаты — четыре базы
Таблицу можно прокрутить по горизонтали →
| Схема | Что вводить | Что уточнить |
|---|---|---|
| Фикс за месяц | Один период и ставка | Полный ли месяц, что входит |
| Почасовая | Подтверждённые часы × ставка | Дежурства, переработка, округление |
| За результат | Принятые единицы × цена | Критерии приёмки и правки |
| Процент | Названная база × доля | Возвраты, период и ограничения |
Не умножай месячную ставку на число смен, если смены уже входят в месяц. Не начисляй процент от общего оборота вместо согласованного дохода агентства. Если минимальная гарантия заменяет комиссию, а не добавляется к ней, опиши правило отдельно — обычная сумма этих строк даст завышенную выплату.
Учебный бюджет без отраслевых «норм»
Предположим, у команды есть 80 оплачиваемых часов по 5 условных единиц и восемь принятых монтажей по 25. Это 400 и 200, всего 600. Дополнительно согласованы 60 на разовую техническую настройку. Итого 660 до любых иных обязательств. Эти числа придуманы для арифметики; они не являются рекомендацией ставок или реальным расходом агентства.
Если монтажёр входит в фиксированный пакет на месяц, нельзя одновременно включить весь пакет и ещё восемь монтажей, уже входящих в него. Отдельной строкой появится только дополнительно согласованный объём. Основание такой строки должно быть видно проверяющему.
Расходы, которые не попадают в ставку
Нужны ли дополнительные лицензии и рабочие места? Кто платит за связь, оборудование, аренду, хранение файлов, съёмочный реквизит, транспорт и переводы? Входит ли это в цену подрядчика? Для каждого пункта должно быть одно место учёта. Не добавляй произвольную «нагрузку 20%» без объяснения состава и источника.
Обязательные налоги, сборы и оформление зависят от страны и отношений со специалистом. Запрашивай расчёт у компетентного специалиста и отражай подтверждённые суммы отдельными строками. Этот шаблон не определяет правовой статус исполнителя и не рассчитывает обязательства по всем юрисдикциям.
План и факт должны иметь одинаковый смысл
Если план был на принятые материалы, сравнивай его с принятыми, а не с отправленными на проверку. Для часов договорись, что считается подтверждением. Перенос оплаты на следующий месяц не убирает расход из периода, в котором работа выполнена; он меняет денежный поток. Поэтому факт затрат и факт выплат ведутся раздельно.
В книге лист «Команда» хранит количество, ставку, базу процента, начисление и оплаченную сумму. Сводка берёт начисленные затраты один раз. Денежный поток строится по реальным движениям, а не автоматически приравнивает начисление к оплате. Если выплаты внесены в денежный журнал, не прибавляй их к нему повторно из другого листа.
Как увидеть перегрузку и простой
Сопоставь согласованный объём с доступным временем и сроками. Если один человек одновременно принимает материалы, ведёт смену и отвечает на срочные запросы, общая сумма часов может выглядеть допустимой, а задачи будут конфликтовать по времени. Отмечай пересекающиеся окна и правила приоритета.
Не делай вывод о качестве человека по одной стоимости материала. Разные задачи требуют разных объёмов подготовки и правок. Для сравнения сначала приведи их к одинаковому составу работы. Если стоимость выросла, проверь причину: объём, ставка, усложнение задачи, пересъёмка или повторная работа из-за плохого брифа.
Перед согласованием бюджета
- У каждой строки есть результат или понятная база начисления.
- Период, валюта и ручной курс совпадают со сводкой.
- Работа внутри фиксированного пакета не продублирована.
- Доплаты подтверждены, правила правок записаны.
- Начисления отделены от фактических платежей.
- Расходы на сервисы и рабочие места назначены одной категории.
Сначала заполни базовый вариант бюджета, затем проверь осторожный сценарий: какие выплаты неизменны при снижении поступлений? Это поможет заранее обсудить объём и финансовый запас, а не обещать команде деньги из ещё не полученной выручки. Открой финансовый инструмент и внеси свои условия — учебные суммы загружаются только по отдельной кнопке.